مقدمه
شیوع ویروس کرونا باعث شده تا انتظار تغییراتی بنیادین در سازمان‌ها را داشته باشیم. دولت‌ها و کسب‌وکارهای بسیاری در سراسر دنیا، بر این موضوع تأکید دارند که افراد مبتلا ویروس کرونا می‌بایست خود را در خانه قرنطینه کرده و از حضور در محیط کار خودداری کنند. همچنین افراد سالم نیز باید فاصله‌گذاری اجتماعی را رعایت کنند. به همین خاطر می‌توان گفت دورکاری حقیقت جدید زندگی ماست. اما رهبران شرکت‌ها، مدیران و کارمندان چگونه با این تغییرات ناگهانی کنار می‌آیند؟
خانم پروفسور نیلی از مدرسه‌ی کسب‌وکار هاروارد، کسی است که دو دهه تلاش کرده تا به سازمان‌ها کمک کند. او سعی کرده است چگونگی مدیریت تیم‌های دورکار را به آنان بیاموزد. بینندگان ویدئوهای مدرسه‌ی کسب‌وکار هاروارد در یک تماس ویدئویی می‌توانستند سوالات خود را با ایشان مطرح کنند. بر اساس پرسش و پاسخ‌های مطرح شده در این ارتباط تصویری، راهنمایی از جانب خانم پروفسور نیلی شکل می‌گرفت. از این طریق توضیحاتی درباره‌ی چگونگی کار کردن در خانه به صورت بهره‌ور، مدیریت جلسات مجازی و هدایت تیم‌ها برای عبور از این بحران ارائه می‌گردید. این مطالب آموزشی در قالب پرسش و پاسخ بوده که در ادامه سوالات و پاسخ‌های مربوطه تشریح می‌گردند.
۱– آیا سازمان‌ها برای این حالت گذار و تحول ناگهانی آماده بودند؟
بر اساس مقیاس و محدوده‌ای که ما مشاهده می‌کنیم، سازمان‌هایی با ۵ هزار یا ۱۰ هزار کارمند به سرعت از افراد خواستند تا به دورکاری بروند. این واقعا بی‌سابقه بود. اما به طور کلی شرکت‌ها برای چنین چیزی سازماندهی نشده نبودند.
۲– اولین اقدامی که رهبران و مدیران باید برای کمک به آمادگی کارمندان‌شان انجام دهند، چیست؟
تدارک زیرساخت‌های لازم و دسترسی کارمندان به آنها اینکه:
آیا افراد به تکنولوژی‌های مورد نیازشان دسترسی دارند؟
چه کسانی لپ‌تاپ دارند؟
آیا افرادی که کامپیوتر شخصی دارند، به راحتی می‌توانند به سازمان خود متصل شوند؟
آیا نرم‌افزارهای مورد استفاده‌ی کارمندان، قابلیت تماس‌های ویدئویی و گروهی دارد؟
با کارمندانی که لپ‌تاپ ندارند، به چه نحوی باید تعامل کرد؟
چگونه می‌توان اطمینان حاصل کرد که افراد به منابع مورد نیازشان برای انجام کارها دسترسی دارند؟
لذا تمامی مدیران مستقیم باید به سرعت اطمینان حاصل کنند که تمامی افراد به تجهیزات، اطلاعات و منابع مورد نیاز برای انجام کارشان دسترسی کامل دارند. باید دقت کرد در این مسیر کسی فراموش نشود.
۳– افرادی که عادت به دورکاری ندارند، باید چه اقداماتی انجام دهند تا آماده شوند؟
باید تشریفات را توسعه داده و نظم خاصی بر شیوه‌ی مدیریت یک روز کاری حاکم نمایند. زمان شروع و پایان کار را برنامه‌ریزی نمایند. دوش بگیرند، لباس بپوشند و سپس فعالیت‌های یک روز کاری را آغاز نمایند. اگر فرد عادت به جا‌به‌جایی و حرکت دارد، حتماً در طول روز فعالیت داشته باشند.
اگر فرد برون‌گراست و عادت به ارتباط با اطرافیان خود دارد، حتماً این موضوع را در برنامه خود قرار دهید. هر کسی باید به این سوال پاسخ دهد: چگونه می‌توانم خودم را از حس تنهایی و افسرگی محافظت نمایم؟
به یاد داشته باشید که شما حقیقتاً می‌توانید از کار کردن در خانه لذت ببرید. می‌توانید موسیقی مورد علاقه‌تان را پخش کنید. می‌توانید درباره‌ی برنامه‌ی کاری خود انعطاف‌پذیر باشید. تمامی این موارد می‌توانند جذاب باشند. مدیران باید به دنبال پاسخ این سوال از کارمندان خود باشند: “من چه کاری می‌توانم انجام دهم تا اطمینان حاصل نمایم که این تغییر ناگهانی مشکلی برای شما ایجاد نکرده است؟”
۴– اتفاقات تیم خود را به چه صورتی بررسی می‌کنید؟ به صورت گروهی؟ فرد به فرد؟ از طریق تلفن، یا چت تصویری؟
در مرحله اول شما باید یک گفتگوی گروهی در مورد وضعیت جدید داشته باشید. به آنها بگویید که به دنیای جدیدی قدم گذاشته‌اند و نمی‌دانند تا چه زمانی در آ ن هستند. ولی به آنان این اطمینان را بدهید که هر آنچه لازم دارند را در اختیارشان می‌گذارید.
ابزارها و وسایل مورد نیاز برای ارتباط‌گیری را مشخص کنید. بهترین راهکار برای همکاری‌های خود را بیابید و به کارمندان خود کمک کنید چگونه از راه دور کار مؤثری انجام دهند.
زمانی که همه چیز آماده شد، حداقل یک‌بار در هفته با اعضای تیم خود ارتباط دیداری داشته باشید. در فضای دورکاری تناوب ارتباط نباید کاهش پیدا کند. اگر عادت به جلسات دارید، همین روند را ادامه دهید. در حقیقت سطح ارتباطات میان اعضای تیم باید بالا رود.
کارمندان جدید، نفراتی که روی پروژه‌های حیاتی کار می‌کنند و افرادی که نیاز به ارتباطات بیشتر دارند باید جلسات فردی خود را افزایش دهند. به خاطر داشته باشید شما می‌توانید فعالیت‌های انرژی‌بخش و شاد را به صورت مجازی نیز داشته باشید. مثل وقت قهوه یا ناهار خوردن با یکدیگر.
تمام این کارها می‌تواند به حفظ ارتباطات شما، شبیه به آنچه که در دفتر کار تجربه می‌کردید، کمک نماید. تحقیقات نشان می‌دهند که تیم‌های مجازی ( دورکاری ) از لحاظ اعتماد، مشارکت و همکاری بین فردی، می‌توانند در سطحی کاملاً برابر با تیم‌هایی که کار حضوری انجام می‌دهند قرار گیرند. این کار تنها نیازمند نظم است.
۵– دورکاری چگونه سلامت روانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟ کارفرمایان چه اقداماتی می‌توانند انجام دهند تا از تمرکز، مشارکت، خوشحالی و رضایت افراد اطمینان حاصل نمایند؟
در زمان دورکاری، افراد معاشرت‌ها و تعاملات بین کاری خود مثل صحبت با همکارشان زمان نوشیدن قهوه را از دست می‌دهند. این صحبت‌ها و ارتباطات بخش مهمی از یک روز کاری است. این کار اثر مستقیمی بر عملکرد دارند. اما چگونه باید چنین ارتباط‌هایی را به صورت مجازی ایجاد نماییم؟ این دست ارتباطات برای بسیاری از گروه‌ها و افراد، در قالب پیام‌های فوری و کوتاه است.
برای دیگران نیز می‌تواند در قالب مکالمات تلفنی یا ویدئوکنفرانس باشد. در این مسیر احتمالاً بسیاری از افراد مایل به استفاده از واتس‌اپ، وی‌چت یا وایبر باشند. یک مدیر می‌تواند افراد را به برقراری ارتباط با همکاران در راستای حفظ سلامت ذهنی، تشویق نماید. چون معمولاً افراد خودشان به اهمیت چنین مواردی آگاه نیستند. مدیر می‌تواند افراد را هدایت و تشویق نماید. یک توصیه‌‌ی اضافی برای حفظ سلامت ذهنی افراد، انجام ورزش و فعالیت‌های بدنی است.
۶– مدیران برای پیشبرد اهداف خود در دورکاری باید چه کنند؟
بیش از ۱۰ هزار عنوان کتاب به زبان انگلیسی در فروشگاه آمازون موجود است. این کتاب‌ها به موضوع دورکاری و هدایت تیم از دور پرداخته‌اند. اما چرا؟ چون این کار بسیار مشکل است و مدیران باید فعالانه روی این زمینه کار کنند.
مدیران باید اطمینان حاصل نمایند که تمامی اعضای تیم در جریان کارها هستند. آنها باید ارتباطاتی را در راستای اطلاع‌رسانی آنچه در سطح سازمانی اتفاق می‌افتد، داشته باشند. چون کارمندان در خانه هستند و حس می‌کنند که به نوعی از هسته‌ی اصلی سازمان جدا شدهاند. ارتباطات حول اتفاقات سازمان، مشتری‌ها و اهداف بسیار مهم است. مدیران باید در این زمان ارتباط خود را با کارمندان حفظ کنند.
در طول مدت زمان دورکاری کارمندان درباره‌ی اهداف درآمدی خودشان و سایر موارد نگران خواهند شد. بهتر است مدیران حس آرامش خاطر و اطمینان به سازمان را در افراد ایجاد نمایند. مدیران باید دقت نمایند که فردی احساس نکند که دسترسی کم‌تری در مقایسه با دیگران دارد.
ماندن در خانه موجب می‌شود تا افراد خیال بافی کرده و به موارد مختلفی فکر کنند. به همین خاطر مدیر باید برای همه زمان مناسب اختصاص داده و برای همه در یک سطح در دسترس باشد. در جلسات نیز طوری رفتار و عمل نماید که همه حس کنند دیده و شنیده می‌شوند.
۷– دورکاری چگونه بهره‌وری را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟
بهره‌وری به هیچ عنوان نباید کاهش پیدا کند. ممکن است ثابت بماند یا حتی افزایش یابد. چون رفت‌وآمدها و حواس‌پَرتی‌های دفتر از بین رفته‌اند. قابل درک است که شما در خانه کار می‌کنید و ممکن است همسر یا فرزندان شما نیز حضور داشته باشند. ولی اثر منفی این موضوعات نیز باید برطرف شوند.
مشکل دیگر مربوط به توانایی شما در حل سریع چالش‌ها است. شما در لحظه نمی‌توانید همکاران خود را بینید. این عدم دسترسی سریع موجب می‌شود تا تاخیراتی به وجود آیند.
با وجود تمامی این مسائل، بهره‌وری نباید تغییر کند.
۸– اگر دورکاری ادامه پیدا کند، به چه نحوی بهره‌وری کارمندان را ارزیابی نماییم؟
در ابتدا به کارمندان خود اعتماد کنید. توصیه ارنست همینگوی این است که بهترین راه برای اینکه بفهمید آیا می‌شود به کسی اعتماد کرد یا نه، این است که به وی اعتماد کنیم. شما نمی‌توانید از کار‌هایی که آنها انجام می‌دهند مطلع شوید.
شما تنها به آنها روش‌های درست و وظایف را ابلاغ می‌کنید. سپس مشاهده خواهید کرد که آنها مثل همیشه درست انجام می‌دهند. شما هیچ نظارتی نمی‌توانید روی روند کار آنان انجام دهید و تنها باید به نتایج اکتفا کنید.
از گذشته بحث دورکاری مطرح بوده است. حالا نیز با توجه به گسترش شبکه‌های اجتماعی، علاوه بر انجام کارها، همکاری نیز رخ می‌دهد.
۹– در جلسات آنلاین بهترین شیوه برای بیان اهداف چیست؟
ابتدا باید قوانینی شفاف داشته باشید. سپس به کارمندان خود اعتماد کنید که این موارد را اجرایی می‌کنند. به عنوان مثال حین جلسات جواب تلفن‌ها را ندهید. شبکات اجتماعی را چک نکنید و… بدین صورت یک ویدیو کنفرانس با کیفیت را برگزار نموده‌اید.
در ابتدای مکالمات مستقیم سراغ موضوع جلسه نروید. به طور مثال می‌توان به بررسی شرایط محیطی کارکنان در خانه و اینکه آیا با شرایط دورکاری منطبق شدهاند، پرداخت. اصطلاحاً با آنها حال و احوال کنید. مخاطب اول خود را افرادی که کم‌تر حرف می‌زنند یا جایگاه سازمانی پایینی دارند، قرار دهید.
خودتان هم باید به بهترین نحو موارد چالشی خود را به اشتراک بگذارید. کارمندان‌تان از شما الگوبرداری می‌کنند. بعد از بیان مطالب بالا به برنامه اصلی بپردازید و آن را مطرح نمایید.
۱۰– به چه صورت احساسات و درک مشترک خود را منتقل کنیم؟
در شرایط فعلی یک‌سری از فعالیت‌ها که باعث انتقال احساسات و درک مشترک بین افراد می‌شود، مختل شده است. اینکه بعد از جلسات به صحبت درباره‌ی آن بپردازید، تنها به یک یا دو موضوع محدود شده است. حتی ممکن است فرصت انجام آن پیش نیاید. یا مشایعت افراد تا محل کارشان و گپ و گفت پیرامون مسائل مدنظرتان، در شرایط فعلی امکان‌پذیر نباشد.
ایجاد فضای انتقاد برای کارمندان در فضای مجازی بسیار حائز اهمیت است. ممکن است افراد در فضای مجازی از نظر روانی برای بیان نظرات‌شان احساس امنیت نکنند. این موضوع ممکن است در بلند مدت آسیب‌رسان باشد.
شما برای ایجاد این فضا می‌توانید مدلی چالشی طراحی کنید که منجر به اختلاف نظر افراد در حوزه‌های کاری و یا شخصی‌شان شود.
۱۱– باتوجه به تعطیلی مدارس شما چگونه درباره‌ی مسائل مربوط به آنها با یکدیگر صحبت می‌کنید؟
مدیران و رهبران، باید برای گپ و گفت حول این موضوع آمادگی لازم را داشته باشند. یعنی به افراد کمک کنند که به این موضوع بپردازند.
کم‌رنگ شدن این مرز نامرئی بین کار و منزل به طور ناگهانی رخ داده است. بنابراین مدیران برای پشتیبانی از تیم‌های خود باید مهارت‌ها و سیاست‌های تیم خود را توسعه دهند. که این مورد شامل انعطاف‌پذیری بیشتر در مورد ساعات کاری نیز هست.
کارها بسیار روان است. تنها لازم است مدیران به کارمندان خود اعتماد کافی داشته باشند. به این صورت آنها تمام تلاش خود را می‌کنند تا کارها در بهترین شکل انجام شود.
۱۲–افرادی که عملکردشان به گفت‌وگوی حضوری با مشتری ختم می‌شود، در این شرایط باید چه کاری انجام دهند؟
تجربه این افراد به تماس‌های فروش آنلاین و تلفنی منتقل شده است. از این طریق با مشتریان ارتباط‌گیری می‌نمایند و دقیقاً همان کارها را انجام می‌دهند.
بهتر است از رسانه‌های تصویری برای این موضوع نیز استفاده شود تا به صورت چهره به چهره هم کارها پیش رود.
۱۳– سازمان‌هایی که ترکیبی از کارمندان پشت میزی و کارگران فنی را در اختیار دارند در این شرایط چه کاری انجام می‌دهند؟
در این شرایط سازمان‌ها باید راهی را برای حمایت از قشر کارگر خود پیدا کنند. این اقدام باید به صورت جمعی باشد. در غیر این صورت شما متهم به تبعیض بین کارمندان خود خواهید بود.
یکی از راه حل‌ها می‌تواند ایجاد کارگروهی برای برقراری ارتباط با این قشر و دادن احساس ارزشمندی به آنان باشد. می‌توان کارها را به گونه‌ای برنامه‌ریزی نمود تا آنان هم جایگاه خود را داشته باشند.
۱۴– اگر با استفاده از همه‌ی این کارها باز هم با کارمندی مشکل داشته باشیم، چه کاری باید انجام داد؟
هنگامی که احساس کردید کارمندان شما در انجام وظایف خود کوتاهی می‌کنند با آنها صحبت کنید. تماس خود را با وی بیشتر کنید. سعی کنید دیگران را هم برای ارتباط گیری با وی سوق دهید. شرایط فعلی آنان را درک کنید.
سازمان‌ها در این شرایط است که باید به کارمندان خود کمک کنند. مدیرعامل‌های سازمان‌ها باید در وضعیت بحران کنونی به کارمندان خود از طریق ویدیو کنفرانس یا پیام‌های ضبط شده اعتماد به نفس ببخشند. آنها را آرام نموده و حس پشتیبان را با آنان بدهید.
۱۵– این بحران عملکرد تمامی تیم‌ها و سازمان‌ها را دگرگون ساخته است
سازمان‌ها و تیم‌ها همواره در تلاش بودند که دورکاری را تجربه کنند. سپس بخشی از نیروی انسانی خود را بدین صورت در اختیار داشته باشند. البته این مطلب باعث گسترش ظرفیت‌ها خواهد شد.
یکی از جنبه‌های مثبتی که این آشفتگی برای خودمان دارد این است که مهارت‌های خاصی را در خود توسعه می‌دهیم که می‌تواند در آینده بسیار مفید واقع شوند.
منبع: Forbes
بدون دیدگاه