چگونه مکالمات دشوار را مدیریت کنیم؟

همه‌ی ما در طول زندگی با مکالمات دشوار مواجه شده‌ایم و همه‌ی ما از مواجه شدن با آن‌ها گریزانیم. به خصوص اگر این مسئله در محل کارمان پیش بیاید. در یک تحقیق انجام شده در انگلستان در مورد لیست مکالمات دشوار، حدود ۳۳ درصد افراد صحبت کردن در مورد حقوق‌شان، ۳۱ درصد صحبت درباره‌ی رفتار نامناسب همکارشان و ۳۰ درصد گرفتن بازخورد درباره‌ی عملکرد ضعیف‌شان را سخت‌ترین مکالمات زندگی‌شان دانسته‌اند. این در حالی است که درصد کمی به مکالمات دشوار در زندگی شخصی اختصاص داده‌اند.

بیش از نیمی از کارکنان سازمان‌ها می‌گویند حداقل ماهی یک‌بار با یک مکالمه دشوار مواجه می­‌شوند. به راستی چرا مواجه شدن با چنین گفتگوهایی سخت است؟ آمار نشان می‌دهد این مکالمات فشار ذهنی زیادی به کارکنان وارد می‌کند. این موضوع از دغدغه‌های آنان به شمار می‌­رود. همه‌ی ما در زندگی شخصی در مواجهه با بحث و جدل‌ها به دوستان و خانواده تکیه می‌­کنیم، اما در زندگی حرفه‌ای در مورد این گفتگوها اطلاعاتی نداریم و آموزشی ندیده‌ایم. هیچ تعجبی ندارد که ۶۱ درصد افراد به دنبال یادگیری چگونگی مدیریت کردن این مکالمات هستند. هم کارکنانی که در این شرایط قرار می­‌گیرند و هم مدیرانی که در مقابل کارکنان قرار می‌­گیرند. مدیران هم با این مکالمات روبه‌رو می­‌شوند. وقتی می‌خواهند راجع به عملکرد ضعیف کارکنان به آن‌ها توصیه­‌هایی کنند. و یا حتی وقتی راجع به رفتار آن‌ها بخواهند مسائلی را گوشزد کنند. و یا وقتی درخواست یکی از آن‌ها را بخواهند رد کنند یا لازم باشد به آن‌ها بگویند که ممکن است مجبور باشند تعداد کارکنان را کم کنند و بسیاری از موقعیت‌های دیگر.

روبه‌رو شدن با این مکالمات به خصوص برای کسانی که از درگیری و کشمکش می­‌ترسند بسیار سخت است. آن‌ها همواره سعی می­‌کنند از آن اجتناب کنند. با این حال اجتناب از این مکالمات باعث اختلال در عملکرد افراد می­‌شود و تاثیری منفی بر روی تیم و کل مجموعه می­‌گذارد. بهتر است به جای دوری کردن از این مکالمات شهامت روبه‌رو شدن با آن‌ها را طوری که سازنده باشد و به درستی باعث انتقال افکار شود یاد بگیریم. در اینجا به چند مورد که می‌تواند در این مواقع کمک‌کننده باشد اشاره می­‌کنیم:

  • خود را جای طرف مقابل بگذارید:‌ چه عواملی می‌­تواند باعث شده باشد که او اینطور برخورد کند؟ اگر جای او بودید چه چیزی باعث می­‌شد که به خود حق بدهید؟ فکر کردن به این موضوع کمک می­‌کند که بتوانید در شرایطی آرام موقعیتی برنده-برنده به وجود بیاورید.
  • ارزشی مشترک بین خود و طرف مقابل پیدا کنیداز خود بپرسید این مکالمه چه ارزشی برای من ایجاد می­‌کند؟برای طرف مقابل چطور؟ نیت هر کدام از ما در این گفتگو چیست و در چه چیزهایی متفاوت است.
  • بی‌طرف و دلسوز باشید:‌قبل از گفتگو با دیدی مثبت به آن فکر کنید و به آن شکلی بی‌قضاوت و دلسوزانه بدهید.
  • برای خود دلیل اهمیت موضوع را مشخص کنید: از خود بپرسید که آیا بهتر است وضع موجود را حفظ کنم یا حتما لازم است این مکالمه سخت را داشته باشم. اگر جواب شما وجوب داشتن این مکالمه است پس نگرانی وجود ندارد و کاری است که باید انجام شود.
  • نشان دهید که به موضوع اهمیت می‌دهید:‌ به طرف مقابل نشان دهید که بهترین را برای او و سازمان می­‌خواهید. یکی از نیازهای انسان این است که دیده شود و بداند که مهم است. در ابتدای مکالمه نشان دهید که به شنیدن در مورد بازخورد عملکرد خود علاقه‌مندید.

·         در مورد کارخود با اطمینان باشید اما همیشه پذیرای تغییر باشید.

  •  اخلاق‌گرا باشید: نسبت دادن کلمه‌هایی مثل «بی‌مسئولیت» به طرف مقابل باعث به وجود آمدن حالت دفاعی شده و مکالمه را به سمت خوبی پیش نمی­‌برد.
  •  قبل از روبه‌رو شدن با طرف مقابل حرف‌های خود را آماده و تمرین کنید.
  • در برقراری ارتباط سخاوتمند، صادق و با احترام باشیدجمله‌ی اولی که برای گفتن پیدا می­‌کنید به مکالمه‌ی شما سمت‌وسو می‌­دهد. در انتخاب آن حساس باشید.
  • مسائل را شخصی فرض نکنید و به خود نگیریدسعی کنید این بینش را در خود به وجود بیاورید که کسی با شما خصومت شخصی ندارد. حرفه‌ای عمل کنید.

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.