همه‌ی ما در طول زندگی با مکالمات دشوار مواجه شده‌ایم و همه‌ی ما از مواجه شدن با آن‌ها گریزانیم. به خصوص اگر این مسئله در محل کارمان پیش بیاید. در یک تحقیق انجام شده در انگلستان در مورد لیست مکالمات دشوار، حدود ۳۳ درصد افراد صحبت کردن در مورد حقوق‌شان، ۳۱ درصد صحبت درباره‌ی رفتار نامناسب همکارشان و ۳۰ درصد گرفتن بازخورد درباره‌ی عملکرد ضعیف‌شان را سخت‌ترین مکالمات زندگی‌شان دانسته‌اند. این در حالی است که درصد کمی به مکالمات دشوار در زندگی شخصی اختصاص داده‌اند.
بیش از نیمی از کارکنان سازمان‌ها می‌گویند حداقل ماهی یک‌بار با یک مکالمه دشوار مواجه می‌شوند. به راستی چرا مواجه شدن با چنین گفتگوهایی سخت است؟ آمار نشان می‌دهد این مکالمات فشار ذهنی زیادی به کارکنان وارد می‌کند. این موضوع از دغدغه‌های آنان به شمار می‌رود. همه‌ی ما در زندگی شخصی در مواجهه با بحث و جدل‌ها به دوستان و خانواده تکیه می‌کنیم، اما در زندگی حرفهای در مورد این گفتگوها اطلاعاتی نداریم و آموزشی ندیده‌ایم. هیچ تعجبی ندارد که ۶۱ درصد افراد به دنبال یادگیری چگونگی مدیریت کردن این مکالمات هستند. هم کارکنانی که در این شرایط قرار می‌گیرند و هم مدیرانی که در مقابل کارکنان قرار می‌گیرند.
مدیران هم با این مکالمات روبه‌رو می‌شوند. وقتی می‌خواهند راجع به عملکرد ضعیف کارکنان به آن‌ها توصیه‌هایی کنند. و یا حتی وقتی راجع به رفتار آن‌ها بخواهند مسائلی را گوشزد کنند. و یا وقتی درخواست یکی از آن‌ها را بخواهند رد کنند یا لازم باشد به آن‌ها بگویند که ممکن است مجبور باشند تعداد کارکنان را کم کنند و بسیاری از موقعیت‌های دیگر.
روبه‌رو شدن با این مکالمات به خصوص برای کسانی که از درگیری و کشمکش می‌ترسند بسیار سخت است. آن‌ها همواره سعی می‌کنند از آن اجتناب کنند. با این حال اجتناب از این مکالمات باعث اختلال در عملکرد افراد می‌شود و تاثیری منفی بر روی تیم و کل مجموعه می‌گذارد. بهتر است به جای دوری کردن از این مکالمات شهامت روبه‌رو شدن با آن‌ها را طوری که سازنده باشد و به درستی باعث انتقال افکار شود یاد بگیریم.
چند مورد کمک‌کننده هنگام مکالمات دشوار
در اینجا به چند مورد که می‌تواند در این مواقع کمک‌کننده باشد اشاره می‌کنیم:
۱- خود را جای طرف مقابل بگذارید:
چه عواملی می‌تواند باعث شده باشد که او اینطور برخورد کند؟ اگر جای او بودید چه چیزی باعث می‌شد که به خود حق بدهید؟ فکر کردن به این موضوع کمک می‌کند که بتوانید در شرایطی آرام موقعیتی برنده-برنده به وجود بیاورید.
۲- ارزشی مشترک بین خود و طرف مقابل پیدا کنید:
از خود بپرسید این مکالمه چه ارزشی برای من ایجاد می‌کند؟برای طرف مقابل چطور؟ نیت هر کدام از ما در این گفتگو چیست و در چه چیزهایی متفاوت است.
۳- بی‌طرف و دلسوز باشید:
قبل از گفتگو با دیدی مثبت به آن فکر کنید و به آن شکلی بی‌قضاوت و دلسوزانه بدهید.
۴- برای خود دلیل اهمیت موضوع را مشخص کنید:
از خود بپرسید که آیا بهتر است وضع موجود را حفظ کنم یا حتما لازم است این مکالمه سخت را داشته باشم. اگر جواب شما وجوب داشتن این مکالمه است پس نگرانی وجود ندارد و کاری است که باید انجام شود.
۵- نشان دهید که به موضوع اهمیت می‌دهید:
به طرف مقابل نشان دهید که بهترین را برای او و سازمان می‌خواهید. یکی از نیازهای انسان این است که دیده شود و بداند که مهم است. در ابتدای مکالمه نشان دهید که به شنیدن در مورد بازخورد عملکرد خود علاقه‌مندید.
۶- اخلاق‌گرا باشید:
نسبت دادن کلمه‌هایی مثل «بی‌مسئولیت» به طرف مقابل باعث به وجود آمدن حالت دفاعی شده و مکالمه را به سمت خوبی پیش نمی‌برد.
۷- در برقراری ارتباط سخاوتمند، صادق و با احترام باشید:
جمله‌ی اولی که برای گفتن پیدا می‌کنید به مکالمه‌ی شما سمت‌وسو می‌دهد. در انتخاب آن حساس باشید.
۸-مسائل را شخصی فرض نکنید و به خود نگیرید:
سعی کنید این بینش را در خود به وجود بیاورید که کسی با شما خصومت شخصی ندارد. حرفهای عمل کنید.
و در آخر در مورد کارخود با اطمینان باشید اما همیشه پذیرای تغییر باشید و قبل از روبه‌رو شدن با طرف مقابل حرفهای خود را آماده و تمرین کنید.
مطلب کاربردی و عالی ….