۱۰

فروردین

۱۳۹۹

دورکاری

پاسخ به ۱۵ سوال رایج درباره دورکاری که ذهن را به خودش مشغول می‌کند

مقدمه

شیوع ویروس کرونا باعث شده تا انتظار تغییراتی بنیادین در شیوه‌ی عملکرد بسیاری از سازمان‌ها را داشته باشیم. دولت‌ها و کسب‌وکارهای بسیاری در سراسر دنیا، بر این موضوع تأکید دارند که افراد دارای نشانه‌های ابتلا به ویروس کرونا می‌بایست خود را در خانه قرنطینه کرده و از حضور در محیط کار خودداری کنند. همچنین افراد سالم نیز می‌بایست فاصله‌گذاری اجتماعی را رعایت نمایند. به همین خاطر می‌توان گفت دورکاری حقیقت جدید زندگی ماست. اما رهبران شرکت‌ها، مدیران و کارمندان چگونه با این تغییرات ناگهانی کنار می‌آیند؟
خانم پروفسور نیلیاز مدرسه‌ی کسب‌وکار هاروارد، کسی است که دو دهه تلاش کرده تا به سازمان‌ها کمک کند تا چگونگی مدیریت تیم‌های دورکار را بیاموزند. بینندگان ویدئوهای مدرسه کسب‌وکار هاروارد در یک تماس ویدئویی می‌توانستند سوالات خود را با ایشان مطرح نمایند. بر اساس پرسش‌ و پاسخ‌های مطرح شده در این ارتباط تصویری، راهنمایی از جانب خانم پروفسور نیلی شکل گرفت تا از این طریق توضیحاتی درباره‌ی چگونگی کار کردن در خانه به صورت بهره‌ور، مدیریت جلسات مجازی و هدایت تیم‌ها برای عبور از این بحران ارائه گردد. این مطالب آموزشی در قالب پرسش و پاسخ بوده که در ادامه سوالات و پاسخ‌های مربوطه تشریح می‌گردند.

 

۱- آیا سازمان‌ها برای این حالت گذار و تحول ناگهانی آماده بودند؟

بر اساس مقیاس و محدوده‌ای که ما مشاهده می‌کنیم، سازمان‌هایی با ۵ هزار یا ۱۰ هزار کارمند به سرعت از افراد خواستند تا به دورکاری بروند که واقعا بی‌سابقه است. اما به طور کلی شرکت‌ها برای چنین چیزی سازماندهی نشده و آماده نبودند.

۲- اولین اقدامی که رهبران و مدیران باید برای کمک به آمادگی کارمندانشان انجام دهند، چیست؟

تدارک زیرساخت‌های لازم و دسترسی کارمندان به آن‌ها اینکه:
آیا افراد به تکنولوژی‌های مورد نیازشان دسترسی دارند؟
چه کسانی لپ‌تاپ دارند؟
آیا افرادی که کامپیوتر شخصی دارند، به راحتی می‌توانند به سازمان خود متصل شوند؟
آیا نرم‌افزارهای مورد استفاده‌ی کارمندان، قابلیت تماس‌های ویدئویی و گروهی دارد؟
با کارمندانی که لپ‌تاپ یا موبایل ندارند، به چه نحوی باید تعامل کرد؟
چگونه می‌توان اطمینان حاصل کرد که افراد به منابع مورد نیازشان برای انجام کارها دسترسی دارند؟
لذا تمامی مدیران مستقیم باید به سرعت اطمینان حاصل کنند که تمامی افراد به تجهیزات، اطلاعات و منابع مورد نیاز برای انجام کارشان دسترسی کامل دارند و در این مسیر نباید  کسی فراموش شود.

۳- افرادی که عادت به دورکاری ندارند، باید چه اقداماتی انجام دهند تا از لحاظ ذهنی و روانشناختی برای این موضوع آماده شوند؟

باید تشریفات را توسعه داده و نظم خاصی بر شیوه‌ی مدیریت یک روز کاری حاکم نمایند. زمان شروع و پایان کار را برنامه‌ریزی نمایند. دوش بگیرند، لباس بپوشند و سپس فعالیت‌های یک روز کاری را آغاز نمایند. اگر فرد عادت به جا‌به‌جایی و حرکت دارد، حتماً چنین موردی را در روز خود قرار دهد.
اگر فرد برون‌گراست و عادت به ارتباط با اطرافیان خود دارد، حتماً از وجود چنین ارتباطاتی در برنامه‌ی روزانه‌ی خود اطمینان حاصل نماید. هر کسی باید به این سوال پاسخ دهد: “چگونه می‌توانم خودم را از حس تنهایی و افسرگی محافظت نمایم و سالم، بهره‌ور و پرطراوت بمانم؟”
به یاد داشته باشید که شما حقیقتاً می‌توانید از کار کردن در خانه لذت ببرید. می‌توانید موسیقی مورد علاقه‌تان را پخش کنید. می‌توانید درباره‌ی برنامه‌ی کاری خود انعطاف‌پذیر باشید و تمامی این موارد می‌توانند جذاب باشند. مدیران می‌بایست به دنبال پاسخ این سوال از کارمندان خود باشند: “من چه کاری می‌توانم انجام دهم تا اطمینان حاصل نمایم که این تغییر ناگهانی مشکلی برای شما ایجاد نکرده است؟”

۴- اتفاقات تیم خود را به چه صورتی بررسی می‌کنید؟ به صورت گروهی؟ فرد به فرد؟ از طریق تلفن، یا چت تصویری؟

در مرحله اول شما باید یک گفتگوی گروهی در مورد وضعیت جدید داشته باشید و به آن‌ها بگویید که به دنیای جدیدی قدم گذاشته‌اند و نمی دانند تا چه زمانی در آ ن هستند ولی به آنان این اطمینان را بدهید که هر آنچه لازم دارند را در اختیارشان می‌گذارید.
ابزارها و وسایل مورد نیاز برای ارتباط‌گیری را مشخص کنید و بهترین راهکار برای همکاری‌های خود را بیابید و به کارمندان خود کمک کنید چگونه از راه دور کار مؤثری انجام دهند.
زمانی که همه چیز آماده شد، حداقل یک‌بار در هفته با اعضای تیم خود ارتباط دیداری داشته باشید. در فضای دورکاری تناوب ارتباط نباید کاهش پیدا کند. اگر عادت به جلسات دارید، همین روند را ادامه دهید، در حقیقت سطح ارتباطات میان اعضای تیم باید بالا رود.
کارمندان جدید، نفراتی که روی پروژه‌های حیاتی فعالیت می‌نمایند و افرادی که نیاز به ارتباطات بیشتر دارند، می‌بایست جلسات فردی خود را افزایش دهند. به خاطر داشته باشید شما می‌توانید فعالیت‌های انرژی‌بخش و شاد را به صورت مجازی نیز داشته باشید مثل وقت قهوه یا ناهار خوردن با یکدیگر.
تمام این کارها می‌تواند به حفظ ارتباطات شما، شبیه به آن‌چه که در دفتر کار تجربه می‌کردید، کمک نماید. تحقیقات نشان می‌دهند که تیم‌های مجازی ( دورکاری ) از لحاظ اعتماد، مشارکت و همکاری بین فردی، می‌توانند در سطحی کاملاً برابر با تیم‌هایی که کار حضوری انجام می‌دهند قرار گیرند و این کار تنها نیازمند نظم و انظباط است.

۵- دورکاری چگونه سلامت روانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟ کارفرمایان چه اقداماتی می‌توانند انجام دهند تا از تمرکز، مشارکت، خوشحالی و رضایت افراد اطمینان حاصل نمایند؟

در زمان دورکاری، افراد معاشرت‌ها و تعاملات بین کاری خود مثل صحبت با همکارشان زمان نوشیدن قهوه را از دست می‌دهند. این صحبت‌ها و ارتباطات بخش مهمی از یک روز کاری می‌باشند و اثر مستقیمی بر عملکرد دارند. اما چگونه باید چنین ارتباط‌هایی را به صورت مجازی ایجاد نماییم؟ این دست ارتباطات برای بسیاری از گروه‌ها و افراد، در قالب پیام‌های فوری و کوتاه می‌باشد.
برای دیگران نیز می‌تواند در قالب مکالمات تلفنی یا ویدئوکنفرانس باشد. در این مسیر احتمالاً بسیاری از افراد مایل به استفاده از واتس‌اپ، وی‌چت یا وایبر باشند. یک مدیر می‌تواند افراد را به برقراری ارتباط با همکاران در راستای حفظ سلامت ذهنی، تشویق نماید چون معمولاً افراد خودشان به اهمیت چنین مواردی آگاه نیستند و مدیر می‌تواند افراد را هدایت و تشویق نماید. یک توصیه‌ی اضافی برای حفظ سلامت ذهنی افراد، انجام ورزش و فعالیت‌های بدنی است.

دور کاری

۶- سه کار اصلی که رهبران سازمان می‌توانند برای ایجاد فرهنگ درست دورکاری انجام دهند، چیست؟

بیش از ۱۰ هزار عنوان کتاب به زبان انگلیسی در فروشگاه آمازون موجود است که به موضوع دورکاری و هدایت تیم از دور پرداخته‌اند. اما چرا؟ چون این کار بسیار مشکل است و مدیران باید فعالانه روی این زمینه کار کنند.
مورد اول، مدیران می‌بایست به طور مداوم از این موضوع اطمینان حاصل نمایند که تمامی اعضای تیم در جریان کارها و اتفاقات هستند. مدیران می‌بایست ارتباطاتی را در راستای اطلاع‌رسانی آن‌چه در سطح سازمانی اتفاق می‌افتد، داشته باشند، چون کارمندان در خانه هستند و حس می‌کنند که به نوعی از هسته‌ی اصلی سازمان جدا شده‌اند. ارتباطات حول اتفاقات سازمان، مشتری‌ها و اهداف بسیار مهم بوده و مدیران می‌بایست بیشتر پیام ارسال نمایند و از این طریق اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
در طول مدت زمان دورکاری کارمندان درباره‌ی اهداف درآمدی خودشان و سایر موارد مضطرب و نگران خواهند شد لذا مدیران می‌بایست حس آرامش خاطر و اطمینان به سازمان را در افراد ایجاد نمایند. مدیران باید دقت نمایند که فردی احساس نکند که دسترسی کمتری در مقایسه با دیگران دارد.
ماندن در خانه موجب می‌شود تا افراد خیال بافی کرده و به موارد مختلفی فکر کنند. به همین خاطر مدیر می‌بایست برای همه زمان مناسب اختصاص داده و برای همه در یک سطح در دسترس باشد و در جلسات نیز طوری رفتار و عمل نماید که همه حس کنند دیده و شنیده می‌شوند.

۷- این تغییرات ( دورکاری ) چگونه بهره‌وری را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟

بهره‌وری به هیچ عنوان نباید کاهش پیدا کند، می‌تواند ثابت بماند یا حتی افزایش یابد چون رفت‌وآمدها و حواس‌پَرتی‌های دفتر از بین رفته‌اند. قابل درک است که شما در خانه کار می‌کنید و ممکن است همسر یا فرزندان شما نیز حضور داشته باشند ولی اثر منفی این موضوعات نیز باید برطرف شوند.
مشکل دیگر می‌تواند مربوط به توانایی شما در حل سریع چالش‌ها باشد زمانی که شما در لحظه همکاران خود را نمی‌بینید و این عدم دسترسی سریع موجب می‌شود تا تاخیراتی به وجود آیند.
با وجود تمامی این مسائل، شواهد و تحقیقات استواری وجود دارند که بیان می‌کنند بهره‌وری نباید تغییر کند.

۸- اگه شرایط فاصله‌گذاری اجتماعی برای مدت زمان زیادی ادامه پیدا کند، به چه نحوی بهره‌وری کارمندان و  انجام کارشان رو ارزیابی نماییم؟

در ابتدا به کارمندان خود اعتماد کنید. و توصیه ارنست همینگ وی این است که بهترین راه برای اینکه بفهمید آیا می‌شود به کسی اعتماد کرد یا نه، این است که به وی اعتماد کنیم. شما نمی‌توانید از کار‌هایی که آنها انجام می‌دهند مطلع شوید.
شما تنها به آن‌ها روش‌های درست و وظایف را ابلاغ می‌کنید و مشاهده خواهید کرد که آن‌ها مثل همیشه درست انجام می‌دهند. شما هیچ نظارتی نمی‌توانید روی روند کار آنان انجام دهید و تنها باید به نتایج اکتفا کنید.
از گذشته بحث دورکاری مطرح بوده و حالا نیز با توجه به گسترش شبکه‌های اجتماعی، علاوه بر انجام کارها، همکاری نیز رخ می‌دهد.

دورکاری چیست؟

۹- در جلسات آنلاین بهترین شیوه برای بیان اهداف، دستور کار و…. چیست؟

ابتدا باید قوانینی شفاف داشته باشید و سپس به کارمندان خود اعتماد کنید که این موارد را اجرایی می‌کنند. به عنوان مثال حین جلسات جواب تلفن‌ها را ندهید، شبکات اجتماعی را چک نکنید و…، تا بتوان یک ویدیو کنفرانس با کیفیت را برگزار نمود.
در ابتدای مکالمات خود به بررسی شرایط محیطی کارکنان در خانه و اینکه آیا با شرایط دورکاری منطبق شده‌‌اند، بپردازید و مستقیماً به بحث مدنظر خود نروید. اصطلاحاً حال و احوال کنید و مخاطب اول خود را افرادی که کمتر حرف می‌زنند یا جایگاه سازمانی پایینی دارند، قرار دهید.
خودتان هم باید به بهترین نحو موارد چالشی خود را  به اشتراک بگذارید.تا کارمنداتان از شما الگوبرداری کنند. بعد از بیان مطالب بالا به برنامه اصلی بپردازید و آن را مطرح نمایید.

۱۰- به چه صورت احساسات و  درک مشترک خود را منتقل کنیم؟

در شرایط فعلی یکسری از فعالیت‌ها که باعث انتقال احساسات و درک مشترک بین افراد می‌شود، مختل شده است، اینکه بعد از جلسات به صحبت درباره‌ی آن بپردازید، تنها به یک یا دو موضوع محدود شده است و فرصت انجام آن ممکن است پیش نیاید و یا مشایعت افراد تا محل کارشان و گپ و گفت پیرامون مسائل مدنظرتان، در شرایط فعلی امکان‌پذیر نمی‌باشد.
ایجاد فضای انتقاد نمودن برای کارمندان در فضای مجازی بسیار حائز اهمیت می‌باشد، بدین علت که افراد در فضای مجازی به علت جنس حضورشان از نظر روانی احساس امنیت نمی‌کنند، تا نظر خود را بیان کنند و ممکن است در مواقع ضروری از این امر امتناع نمایند.
شما برای ایجاد این فضا می‌توانید مدلی چالشی طراحی کنید که منجر به اختلاف نظر افراد در حوزه‌های کاری و یا شخصی‌شان شود.

۱۱- باتوجه به تعطیلی مدارس و مهد کودک‌ها شما به چه صورتی درباره کودکان خود و نحوه مراقبت از آن‌ها با یکدیگر صحبت می‌کنید؟

مدیران و رهبران، باید برای گپ و گفت حول این موضوع آمادگی لازم را داشته باشند و به افراد کمک کنند که  به این موضوع بپرداند.
کم رنگ شدن این مرز نامرئی بین کار و منزل به طور ناگهانی رخ داده است، بنابراین مدیران برای پشتیبانی از تیم‌های خود باید مهارت‌ها و سیاست‌های تیم خود را توسعه دهند. که این مورد شامل انعطاف‌پذیری بیشتر در مورد ساعات کاری نیز می‌باشد.
کار‌ها بسیار روان می‌باشد و تنها مدیران به کارمندان خود، کافی است اعتماد داشته باشند که آنان تمام تلاش خود را برای انجام کار‌های خود بکار خواهند بست.

۱۲- تا اینجا در مورد ارتباطات داخلی شرکت‌ها صحبت نمودیم، ولی افرادی که عملکردشان به گفت و گوی رو در رو با مشتری ختم می‌شود، در این شرایط باید چه کاری انجام دهند؟

تجربه این افراد به تماس‌های فروش آنلاین و تلفنی منتقل شده است و از این طریق با مشتریان ارتباط‌گیری می‌نمایند و دقیقاً همان‌ کار‌ها را انجام می‌دهند.
بهتر است از رسانه‌های تصویری برای این موضوع نیز استفاده شود تا به صورت چهره به چهره هم کارها پیش رود.

۱۳- در سازمان‌هایی که ترکیبی از کارمندان پشت میزی و کارگران فنی را در اختیار دارند و شاید برخی از آنان به درستی تجهیزات کافی را برای کار در دسترس نداشته باشند، در این شرایط چه کاری انجام می‌دهند؟

در این شرایط سازمان‌ها باید راهی را برای حمایت از قشر کارگر خود پیدا کنند و این اقدام باید به صورت جمعی باشد در غیر این صورت شما متهم به تبعیض بین کارمندان خود خواهی بود.
یکی از راه حل‌ها می‌تواند ایجاد کارگروهی برای برقراری ارتباط با این قشر و دادن احساس ارزشمندی به آنان ‌باشد و می‌توان کار‌ها را به گونه‌ای برنامه‌ریزی نمود تا آنان هم جایگاه خود را داشته باشند.

۱۴- اگر با استفاده از همه کار‌های پیش گفته باز هم با  کارمندی مشکل(گوشه‌گیری و عدم تمرکز) داشته باشیم، چه کاری باید انجام داد؟

هنگامی که علائمی دال بر کم‌کاری و عدم تمرکز مانند ایمیل‌های کاری کمتر و عدم مشارکت در تیم، دریافت نمودید. با کارمند خود در این باره صحبت کنید. تماس خود را با وی بیشتر کنید و سعی کنید دیگران را هم برای ارتباط گیری با وی سوق دهید. شرایط فعلی آنان را درک کنید.
سازمان‌ها در این شرایط است که باید به کارمندان خود کمک کنند. مدیرعامل‌های سازمان‌ها باید در وضعیت بحران کنونی به کارمندان خود از طریق ویدیو کنفرانس یا پیام‌های ضبط شده اعتماد به نفس ببخشند، آنها را آرام نموده و حس پشتیبان را با آنان بدهید.

۱۵- آیا مشاهده می‌کنید این بحران عملکرد تمامی تیم‌ها  و سازمان‌ها را دگرگون ساخته است؟

سازمان‌ها و تیم‌ها همواره در تلاش بودند که دورکاری را تجربه کنند و بخشی از نیروی انسانی خود را بدین صورت در اختیار داشته باشند. البته این مطلب باعث گسترش ظرفیت‌ها خواهد شد.
یکی از جنبه‌های مثبتی که این آشفتگی برای خودمان دارد این است که مهارت‌های خاصی را در خود توسعه می‌دهیم که می‌تواند در آینده بسیار مفید واقع شوند.

منبع: Forbes

درباره حامد نمازی

حامد نمازی

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *